Comment relancer une facture impayée, poliment et fermement

Commencez avant que la facture soit en retard

Le retard le plus facile à gérer est celui qui n'arrive pas. Convenez des conditions de paiement avant le début des travaux, indiquez-les sur le devis et la facture, envoyez la facture dès la fin du chantier et rendez le paiement aussi simple que possible.

Un calendrier de relance simple

Adaptez le rythme à vos conditions et à vos clients, mais une cadence régulière fonctionne mieux qu'un long silence suivi d'un message agacé :

• Quelques jours avant l'échéance : un rappel aimable avec le montant et comment payer.
• Le jour de l'échéance : un mot bref pour signaler que le paiement est dû aujourd'hui.
• Environ une semaine après : un message clair indiquant que la facture est en retard et demandant quand le paiement arrivera.
• Deux à trois semaines après : un message plus ferme et un appel.
• Ensuite : un dernier avis écrit expliquant ce que vous ferez ensuite.

Quoi écrire

Gardez chaque message court et précis, avec le numéro de facture, le montant, l'échéance et un moyen de payer. Des exemples à adapter :

• Rappel aimable : « Bonjour Sam, petit rappel : la facture 1042 de 850 arrive à échéance vendredi. Vous pouvez la régler avec les informations indiquées sur la facture. Merci encore pour votre confiance ! »
• En retard : « Bonjour Sam, la facture 1042 de 850 était due vendredi dernier et je ne vois pas encore de paiement. Pouvez-vous me dire quand elle sera réglée ? Je peux vous la renvoyer si besoin. »
• Ferme : « Bonjour Sam, la facture 1042 de 850 a maintenant trois semaines de retard. Merci de la régler d'ici mercredi ou de m'appeler pour convenir d'une date. Sans nouvelles de votre part, je devrai engager d'autres démarches. »

Évitez les accusations et l'ironie. Partez du principe de la bonne foi dans les premiers messages : un client qui se sent attaqué paie plus tard, pas plus tôt.

Quand décrocher le téléphone

Si deux messages écrits restent sans réponse, appelez. Une conversation révèle souvent la vraie raison : la facture est arrivée à la mauvaise personne, le client attend un numéro de bon de commande, ou il manque de trésorerie et n'ose pas le dire. Notez la date et ce qui a été convenu, puis confirmez-le par écrit.

Paiements partiels et échéanciers

Si un client ne peut pas tout payer, un échéancier écrit avec des dates et des montants vaut généralement mieux que d'attendre. Notez chaque paiement partiel à son arrivée pour toujours connaître le solde restant, et relancez chaque échéance manquée comme une facture.

Si rien ne fonctionne

Quand les rappels, les appels et le dernier avis échouent, vos options peuvent inclure une mise en demeure, une société de recouvrement ou une procédure pour petites créances. Les règles, les coûts et les délais varient selon le pays : demandez conseil localement avant d'aller plus loin, et gardez une copie du devis, de l'acceptation, de la facture et de chaque relance.

Gardez une trace de chaque échange

Notez la date, le canal et ce qui a été dit à chaque relance, et conservez les messages. Une trace claire vous aide à rester cohérent, montre au client que vous êtes organisé et devient indispensable si l'affaire va plus loin. Elle vous indique aussi quels clients demandent des conditions plus strictes, comme un acompte, la prochaine fois.

Le faire dans Kabkan

Kabkan marque les factures en retard dès que leur échéance est passée, affiche le solde dû de chacune et vous permet de noter les paiements complets ou partiels à leur arrivée. Vous pouvez copier à nouveau le lien et le code d'accès d'une facture pour les joindre à une relance. Kabkan n'envoie pas de relances à votre place : le moment et les mots restent entre vos mains.