Que mettre sur une facture et comment fixer les délais de paiement

L'essentiel

Toute facture doit donner assez d'informations pour que le client sache ce qu'il paie et comment, et pour que chacun garde une trace nette :

• Le mot « Facture » et un numéro de facture unique.
• Le nom et les coordonnées de votre entreprise, ainsi que le numéro fiscal ou d'immatriculation exigé par les règles locales.
• Le nom et les coordonnées de facturation du client.
• La date d'émission et la date d'échéance.
• Le détail des travaux et des fournitures, avec quantités, prix unitaires et totaux par ligne.
• Les remises et les taxes, chacune à part.
• Le total, les sommes déjà payées et le solde dû.
• Comment payer : les moyens acceptés et les informations nécessaires pour chacun.
• Vos conditions de paiement.

Les extras utiles

Selon le client, quelques informations de plus évitent des retards :

• Un numéro de bon de commande, que beaucoup d'entreprises exigent avant de payer.
• L'adresse d'intervention, quand elle diffère de l'adresse de facturation.
• Une référence au devis accepté sur lequel repose la facture.
• Une courte note, comme un remerciement ou un rappel de garantie.

Choisir les conditions de paiement

Les conditions de paiement indiquent au client quand payer. Options courantes :

• Payable à réception : le paiement est attendu dès l'arrivée de la facture.
• À 7, 15 ou 30 jours : le paiement est dû 7, 15 ou 30 jours après la date de la facture.
• Acompte et solde : une partie est payée avant le début des travaux, le reste à la fin.
• Facturation à l'avancement : sur les chantiers longs, des factures sont émises à des étapes convenues.

Des délais courts accélèrent souvent le paiement, mais suivez ce qui est d'usage dans votre métier et avec chaque client. Quel que soit votre choix, écrivez-le aussi sous forme de date : « À payer avant le 15 mars (15 jours) » ne laisse aucun doute.

Facilitez le paiement

Les clients paient plus vite quand payer demande moins d'effort. Indiquez tous les moyens acceptés et les informations exactes pour chacun, comme vos coordonnées bancaires ou un QR code de paiement, et précisez la référence à indiquer, généralement le numéro de facture.

Envoyez la facture dès la fin des travaux, quand le résultat est encore frais. Une facture envoyée des semaines plus tard s'oublie plus facilement et se conteste davantage.

Pénalités et intérêts de retard

Certaines entreprises appliquent des pénalités ou des intérêts aux factures en retard. Si vous le faites, indiquez-le sur le devis et la facture avant le début des travaux, restez raisonnable et vérifiez les règles là où vous travaillez : beaucoup de pays encadrent les montants ou imposent des mentions précises.

Gardez des documents cohérents

Numérotez les factures à la suite et ne réutilisez jamais un numéro. Si une facture a été émise par erreur, annulez-la et émettez-en une nouvelle plutôt que de la supprimer, pour que vos documents n'aient pas de trou inexpliqué. Conservez une copie de chaque facture envoyée avec les paiements reçus.

Vérifiez-la avant de l'envoyer

Avant d'envoyer une facture, vérifiez que les coordonnées du client correspondent au devis accepté, que chaque ligne et chaque montant sont justes, que l'échéance et les conditions de paiement sont renseignées et que vos informations de paiement sont à jour. Un montant erroné ou un ancien compte bancaire est la raison la plus fréquente pour laquelle un client tarde à payer.

Le faire dans Kabkan

Dans Kabkan, une facture peut être créée à partir d'un devis accepté : le client et les lignes sont repris. Elle a une date d'émission, une date d'échéance, un numéro de bon de commande et une adresse d'intervention facultatifs, ainsi que vos moyens et instructions de paiement, y compris une image de QR code si vous en ajoutez une. Les numéros sont attribués dans l'ordre à l'approbation, une facture numérotée s'annule avec un motif au lieu d'être supprimée, et chaque paiement noté met à jour le solde dû.