Cómo reclamar facturas impagadas con cortesía y firmeza

Empieza antes de que la factura se atrase

El retraso más fácil de gestionar es el que nunca ocurre. Acuerda las condiciones de pago antes de empezar el trabajo, ponlas en la cotización y en la factura, envía la factura en cuanto termines y haz que pagar sea lo más fácil posible.

Un calendario sencillo de seguimiento

Adapta los plazos a tus condiciones y a tus clientes, pero un ritmo constante funciona mejor que el silencio seguido de un mensaje enfadado:

• Unos días antes del vencimiento: un recordatorio amable con el importe y cómo pagar.
• El día del vencimiento: una nota breve de que el pago vence hoy.
• Una semana después, más o menos: un mensaje claro de que la factura está vencida, preguntando cuándo puedes esperar el pago.
• Dos o tres semanas después: un mensaje más firme y una llamada.
• Después: un último aviso por escrito explicando qué harás a continuación.

Qué decir

Haz que cada mensaje sea breve y concreto, e incluye el número de factura, el importe, la fecha de vencimiento y una forma de pagar. Ejemplos que puedes adaptar:

• Recordatorio amable: "Hola, Sam: te recuerdo que la factura 1042 por 850 vence el viernes. Puedes pagar con los datos que aparecen en la factura. ¡Gracias de nuevo por el trabajo!"
• Vencida: "Hola, Sam: la factura 1042 por 850 venció el viernes pasado y todavía no veo el pago. ¿Me dices cuándo se pagará? Si quieres, te la reenvío."
• Firme: "Hola, Sam: la factura 1042 por 850 lleva tres semanas vencida. Por favor, págala antes del miércoles o llámame para acordar una fecha. Si no tengo noticias, tendré que tomar otras medidas."

Evita acusaciones y sarcasmo. Supón buena fe en los primeros mensajes; un cliente que se siente atacado paga más tarde, no antes.

Cuándo llamar por teléfono

Si dos mensajes escritos quedan sin respuesta, llama. Una conversación suele descubrir el motivo real: la factura llegó a la persona equivocada, el cliente espera un número de orden de compra o le falta liquidez y le da vergüenza decirlo. Anota la fecha y lo acordado, y confírmalo por escrito.

Pagos parciales y planes de pago

Si un cliente no puede pagar todo, un plan de pagos por escrito con fechas e importes suele ser mejor que esperar. Registra cada pago parcial cuando llegue para saber siempre el saldo restante, y reclama cada fecha incumplida como harías con una factura.

Si nada funciona

Cuando fallan los recordatorios, las llamadas y el último aviso, tus opciones pueden incluir una carta formal de reclamación, una agencia de cobros o un tribunal de reclamaciones menores. Las normas, los costos y los plazos cambian según el lugar, así que pide asesoría local antes de dar ese paso, y guarda copias de la cotización, la aceptación, la factura y cada recordatorio.

Guarda registro de cada contacto

Anota la fecha, el canal y lo que se dijo cada vez que hagas seguimiento, y guarda los mensajes. Un registro claro te ayuda a ser constante, muestra al cliente que eres organizado y es esencial si el asunto llega más lejos. También te indica qué clientes necesitan condiciones más firmes, como un anticipo, la próxima vez que trabajes para ellos.

Cómo hacerlo en Kabkan

Kabkan marca las facturas como vencidas cuando pasa su fecha de vencimiento, muestra el saldo pendiente de cada una y te permite registrar pagos completos o parciales a medida que llegan. Puedes volver a copiar el enlace y el código de acceso de una factura para incluirlos en un recordatorio. Kabkan no envía recordatorios por ti, así que los plazos y las palabras quedan en tus manos.