Qué debe incluir una factura y cómo fijar las condiciones de pago

Lo esencial

Toda factura necesita suficiente información para que el cliente sepa qué paga y cómo, y para que ambos tengan un registro limpio:

• La palabra "Factura" y un número de factura único.
• El nombre y los datos de contacto de tu negocio, más el número fiscal o de registro que exijan las normas de tu país.
• El nombre y los datos de facturación del cliente.
• La fecha de emisión y la fecha de vencimiento.
• Una lista detallada del trabajo y los materiales entregados, con cantidades, precios unitarios y totales de línea.
• Los descuentos y los impuestos, cada uno por separado.
• El total, lo que ya se ha pagado y el saldo pendiente.
• Cómo pagar: los medios aceptados y los datos necesarios para cada uno.
• Tus condiciones de pago.

Extras útiles

Según el cliente, algunos datos más pueden evitar retrasos:

• Un número de orden de compra (O.C.), que muchas empresas necesitan para poder pagar.
• La dirección del servicio, cuando es distinta de la de facturación.
• Una referencia a la cotización aceptada en la que se basa la factura.
• Una nota breve, como un agradecimiento o un recordatorio de la garantía.

Elegir las condiciones de pago

Las condiciones de pago indican al cliente cuándo debe pagar. Opciones habituales:

• Pago al recibir: se espera el pago en cuanto llega la factura.
• A 7, 15 o 30 días: el pago vence 7, 15 o 30 días después de la fecha de la factura.
• Anticipo y saldo: una parte se paga antes de empezar y el resto al terminar.
• Facturación por avance: en trabajos largos, se factura en etapas acordadas.

Los plazos más cortos suelen traer pagos más rápidos, pero ajústate a lo habitual en tu oficio y con cada cliente. Elijas lo que elijas, escríbelo como fecha además de como regla: "Vence el 15 de marzo (a 15 días)" no deja lugar a dudas.

Facilita el pago

Los clientes pagan antes cuando pagar cuesta menos. Indica todos los medios que aceptas y los datos exactos de cada uno, como los datos de la cuenta o un código QR de pago, y di qué deben poner como referencia del pago, normalmente el número de factura.

Envía la factura en cuanto termines el trabajo, mientras el resultado está fresco. Una factura enviada semanas después se olvida más fácilmente y se discute más.

Recargos e intereses por mora

Algunos negocios añaden un recargo o intereses a las facturas vencidas. Si lo haces, indícalo en la cotización y en la factura antes de empezar el trabajo, que sea razonable, y revisa las normas de donde trabajas: muchos lugares limitan cuánto se puede cobrar o exigen una redacción concreta.

Mantén tus registros coherentes

Numera las facturas de forma correlativa y nunca reutilices un número. Si emitiste una factura por error, anúlala y emite una nueva en lugar de borrarla, para que tus registros no tengan huecos sin explicación. Guarda una copia de cada factura que envías junto con los pagos que recibes.

Revísala antes de enviarla

Antes de enviar una factura, comprueba que los datos del cliente coinciden con la cotización aceptada, que cada línea e importe son correctos, que la fecha de vencimiento y las condiciones de pago están completas y que los datos de pago están al día. Un importe equivocado o una cuenta antigua es el motivo más común por el que un cliente retrasa el pago.

Cómo hacerlo en Kabkan

En Kabkan una factura se puede crear desde una cotización aceptada, así el cliente y las líneas se conservan. Tiene fecha de emisión, fecha de vencimiento, número de orden de compra y dirección del servicio opcionales, y tus medios e instrucciones de pago, incluida una imagen de código QR si la añades. Los números se asignan en orden al aprobar, una factura numerada se anula con un motivo en lugar de borrarse, y cada pago que registras actualiza el saldo pendiente.