Cotización o presupuesto estimado: diferencias y cuándo usar cada uno

Dos promesas distintas

Los clientes suelen usar las dos palabras como si fueran lo mismo, pero crean expectativas diferentes. Un estimado dice "esto es más o menos lo que costará, según lo que sabemos ahora". Una cotización dice "esto es lo que costará este trabajo concreto".

La diferencia importa sobre todo cuando la factura final no es la que el cliente esperaba. Si llamaste a tu cifra estimado y explicaste por qué podía cambiar, un precio final más alto es más fácil de aceptar. Si la llamaste cotización, el cliente esperará, con razón, pagar ese importe.

Comparación

Cuándo conviene un estimado

Da un estimado cuando no puedes conocer el alcance completo antes de empezar, por ejemplo una reparación cuya causa está oculta tras una pared, o cuando el cliente solo quiere una cifra orientativa antes de decidir.

Un buen estimado explica en qué se basa, qué podría subir o bajar el precio y aproximadamente cuánto. Dar un rango, como "entre 1.800 y 2.400", suele ser más honesto que una sola cifra.

Cuándo conviene una cotización

Da una cotización cuando has visto el trabajo, puedes describirlo línea por línea y estás listo para comprometerte con el precio. La mayoría de los clientes prefieren una cotización porque elimina la incertidumbre, así que a menudo te ayuda a ganar el trabajo.

Protégete con una fecha de validez y una regla para cambios: todo lo que quede fuera del alcance descrito se cotiza y aprueba aparte antes de hacerlo.

Pasar de un estimado a una cotización

Muchos trabajos empiezan con un estimado y terminan con una cotización. Tras una inspección o una primera fase, sustituye el estimado por una cotización para el alcance ya definido, y dile claramente al cliente que el nuevo documento reemplaza la cifra anterior.

• Menciona el estimado original para que el cliente pueda comparar.
• Explica qué cambió y por qué.
• Pide al cliente que acepte la cotización antes de continuar.

Nombra tus documentos con claridad

Envíes lo que envíes, pon "Presupuesto estimado" o "Cotización" arriba y repítelo en tus condiciones. En algunos lugares y oficios, las palabras tienen un significado legal concreto o hay reglas sobre cuánto puede superar el precio final a un estimado, así que comprueba lo que se aplica donde trabajas.

Cómo explicárselo al cliente

Los clientes casi nunca preguntan por la diferencia hasta que cambia el precio, así que explícala desde el principio. Cuando entregues un estimado, di en una frase qué cubre, qué podría cambiarlo y cuándo podrás dar un precio firme. Cuando entregues una cotización, señala la fecha de validez y lo que no incluye. Dos minutos de explicación al inicio evitan la mayoría de las conversaciones incómodas después y muestran al cliente que eres claro con él.

Cómo hacerlo en Kabkan

Kabkan crea cotizaciones: documentos con una lista definida de líneas, una fecha de validez y tus condiciones, que el cliente puede aceptar o rechazar en línea. Si necesitas dar una cifra aproximada, dilo claramente en las condiciones o notas de la cotización y sustitúyela por una cotización nueva cuando el alcance esté definido.