Cómo hacer una cotización profesional

Para qué sirve una cotización

Una cotización es tu oferta para hacer un trabajo definido a un precio fijo. Cuando el cliente la acepta, se convierte en la referencia de lo acordado: el alcance, el precio y las condiciones. Una cotización clara gana trabajos porque el cliente puede compararla fácilmente, y evita discusiones porque ambas partes pueden señalar el mismo documento.

Por eso una cotización merece más esfuerzo que un número apuntado en una tarjeta. El objetivo es un documento que un cliente que no te conoce pueda leer, entender y aceptar.

Qué incluir

La mayoría de las cotizaciones profesionales tienen las mismas piezas:

• El nombre de tu negocio, tus datos de contacto y el número de licencia o registro que exija tu oficio.
• El nombre y los datos de contacto del cliente, y la dirección donde se hará el trabajo.
• Un número de cotización único y la fecha de emisión.
• Una lista detallada de trabajo y materiales, cada uno con cantidad, precio unitario y total de la línea.
• Los descuentos, si los hay, en su propia línea para que el cliente los vea.
• Los impuestos, separados del precio.
• El importe total.
• Una fecha de validez: durante cuánto tiempo vale el precio.
• Las condiciones de pago: anticipo, calendario de pagos y medios de pago aceptados.
• Condiciones y exclusiones: qué no está incluido y cómo se gestionan los cambios.

Describe el trabajo para que no haya dudas

La mayoría de las disputas empiezan con un alcance vago. "Reparar baño" puede ser un llave de agua nuevo o una reforma completa. Describe cada línea con palabras sencillas, con cantidades y detalles: qué habitaciones, qué materiales, qué marca o calidad y cómo quedará el resultado.

Di también qué no incluye. Si la cotización cubre instalar un calentador pero no retirar el viejo, o pintar paredes pero no techos, escríbelo. Las exclusiones ocupan una línea y ahorran conversaciones largas.

Pon precios claros

Los precios detallados generan confianza: el cliente ve adónde va el dinero y puede quitar un elemento opcional en vez de irse. Si prefieres un precio único para la mano de obra, enumera aun así los materiales principales y los extras opcionales por separado.

Mantén los impuestos y descuentos visibles en sus propias líneas. Redondea como esperan tus clientes y comprueba que los totales de línea suman el total. Un error de cálculo hace que todo el documento parezca descuidado.

Fija condiciones que protejan a ambas partes

Unas pocas condiciones breves responden a las preguntas más frecuentes de los clientes:

• Validez: "Esta cotización es válida durante 30 días". Los precios de los materiales cambian, y una fecha de validez te protege.
• Anticipo y calendario: cuánto se paga al empezar, en cada etapa y al terminar.
• Cambios: el trabajo extra pedido después de la aceptación se cotiza y aprueba aparte antes de hacerlo.
• Condiciones del lugar: qué pasa si encuentras algo que no se podía ver al cotizar, como daños ocultos.

Escribe las condiciones en lenguaje sencillo. Un cliente que entiende tus condiciones tiene más probabilidades de aceptarlas.

Envíala rápido y haz seguimiento

La rapidez importa. Una cotización enviada el mismo día o al siguiente, mientras la visita está fresca, a menudo gana a una más barata que llega una semana después.

Si no recibes respuesta, escribe a los pocos días con un mensaje breve y amable preguntando si tienen dudas. Cuando el cliente acepte, consigue la aceptación por escrito, con su nombre y la fecha, para que no haya dudas sobre lo acordado.

Antes de enviarla: lista de control rápida

• El nombre, la dirección y los datos de contacto del cliente son correctos.
• Cada línea tiene una descripción clara, una cantidad y un precio.
• Los totales, descuentos e impuestos cuadran.
• Las exclusiones y las reglas para cambios están por escrito.
• La fecha de validez y las condiciones de pago están en la cotización.
• La has leído una vez como si fueras el cliente.

Cómo hacerlo en Kabkan

En Kabkan guardas tus productos, servicios y condiciones una vez y creas cada cotización a partir de ellos, con descuentos e impuestos calculados. Cada cotización tiene fecha de validez, pasa por aprobación antes de recibir su número y se comparte con un enlace y un código de acceso. El cliente acepta escribiendo su nombre, o rechaza, y la respuesta queda registrada en la cotización.